Model Sistem Umum Perusahaan

Posted: November 21, 2010 in Uncategorized

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

v JENIS-JENIS MODEL :

  1. Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
  2. Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
  3. Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.

Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

v KEGUNAAN MODEL :

  1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
  2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
  3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
  • Ø “MODEL SISTEM UMUM”

1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

  • Arus sumber daya fisik yang mengalir :
  1. Arus material.
  2. Arus personil.
  3. Arus mesin.
  4. Arus uang.

2. Sistem Konseptual,

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.

  1. Sistem Lingkaran Terbuka.
  2. Sistem Lingkaran Tertutup.

DIMENSI – DIMENSI INFORMASI

Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :

  1. Relevansi.
  2. Akurasi.
  3. Ketepatan waktu.
  4. Kelengkapan.

Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.

Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.

“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar

Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).

Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :

  1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
  2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
  3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
  • Ø Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :
  1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
  2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
  3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.

Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati. Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan

Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

PENDEKATAN SISTEM

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.

Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

1. Usaha Persiapan

  • Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
  • Mengenal sistem lingkungan.
  • Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2. Usaha Definisi

  • Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

  • Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
  1. Mengevaluasi standar.
  2. Membandingkan output dengan standar.
  3. Mengevaluasi manajemen.
  4. Mengevaluasi pemroses informasi.
  5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
  6. Mengevaluasi proses.
  7. Mengevaluasi sumber daya output.

3. Usaha Persiapan

  • Pertimbangan alternatif yang layak.
  • Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
  • Memilih solusi terbaik.
  • Menerapkan solusi.
  • Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

v FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

  1. Kategori manajer dalam merasakan masalah :

a)     Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

b).    Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :

–         Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

–         Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

2.  Menggunakan informasi untuk memecahkan  masalah/Pemecah masalah ( Problem solver) :

a)     Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.

b)    Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Permasalahan Kasus

ATHEN COMPUTER SALES AND SERVICE
Anda adalah manajer penjualan dari Athens Computer Sales and service,distributor terbesar perangkat keras dan lunak komputer di Yunani.Perusahaan Anda mewakili semua pemasok perangkat lunak terkemuka di dunia.
Suatu hari anda berada di kantor,mengerjakan rencana penjualan untuk taqhun depan yang akan mengarahkan para tenaga penjualan .Teman anda ,yang mengajara di suatu universitas perusahaan yunani .Dua tabel dari artikel tersebut sangat menarik .Yang satu(lihat tabel 4.2) menunjukan lokasi para manajer Yunani dalam organisasi mereka dan rata-rata jam per minggu mereka menggunakan komputer mereka.Yang lain (lihat tabel 4.3)menunjukan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan.Anda seang memikirkan bagaimana memasukan informasi tersebut kedalam rencana Anda.
Sebelum anda menerima laporan penelitian tersebut,Anda dan atasan Anda ,si pemilik,telah memutuskan untuk memfokuskan usaha penjualan pada koordinasi.jika para wiraniaga dapat menunjukan kepada para manajer diMNC Yunani bagaimana perangkat keras dan perangkat lunak Anda akan membantu mereka mengkooordinasikan sumber daya global mereka dengan lebih baik,pesanan akan berdatangan.
Anda tahu dari penelitian pemasaran bahwa sebagian besar MNC memiliki struktur orga nisasi yang didasarkan pada divisi fungsional sedunia ,dan mengikuti strategi tradisional.Perusahaan-perusahaan membuat sub rakitan pada pqabrik –pabrik yang tempatnya terpusat dan mengirimkan sub rakitan tersebut tersebut anak-anak perusahaan ,yang akan merakitnya menjadi barang jadi.
Anda bermaksud mengarahkan rencana penjualan Anda pada sasaran pasar yang khusus ini.Anda ingin mengarahkan usaha penjualan tepat pada titik yang paling memberikan hasil.Anda percaya ini lebih efektif daripada mencoba menjual segala sesuatu pada semua orang.

Tugas :

Buatlah dua rencana satu untuk perusahaan induk MNC dan salah satu untuk anak-anak perusahaannya.Untuk tiap rencana,tentukan hal-hal berikut:
Tingkat manajemen tertentu yang harus dihubungi oleh wiraniaga agar kesempatan penjualan yang maksimum tercapai
Area fungsional tertentu (selain IS)yang harus dihubungi wiraniaga
Jenis perangkat keras (sarankan hanya satu)yang harus digunakanoleh manajer pada tingkatan yang dipilih dan area fungsional yang dipilih tersebut
Jenis –jenis perangkat lunak (Anda dapat menyarankan lebih dari satu)yang akan memungkinkan manajer mengkoordinasikan sumber daya yang menjadi tanggung jawabnya.

Untuk tiap Spesifikasi Anda,beri penjelasan singkat(satu hingga tiga kalimat )mengapa pilihan itu dibuat.Beri judul “Rencana Penjualan untuk Perusahaan Induk”untuk daftar yang rencana Anda singkat dan mudah :para wiraniaga tiak suka banyak membaca .Pada tiap daftar,sertakan hanya empat pokok yang telah ditentukan diatas.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s